In questa fase di riorganizzazione delle parrocchie in Unità pastorali, a norma del can. 535 del Codice di diritto canonico e secondo i nn. 16-18 dell’Istruzione del vescovo Piero Delbosco del 31 agosto 2019, la Cancelleria vescovile raccomanda quanto segue.
Per quanto riguarda i libri parrocchiali.
Ogni singola parrocchia deve avere i quattro libri distinti in cui vengono annotati i battesimi, le celebrazioni in cui è stata amministrata la Confermazione, i matrimoni e le esequie. Anche nelle Unità pastorali il parroco deve mantenere per ogni singola parrocchia tutti e quattro i libri distinti, magari custoditi insieme nello stesso luogo centrale.
Ogni parroco può liberamente confezionare i suddetti quattro libri, avendo cura di farlo in modo dignitoso e durevole nel tempo, utilizzando la modulistica corrente: in caso di dubbi si può contattare il Cancelliere vescovile. Chi vuole può appoggiarsi sulla Tipografia Minaglia di Cuneo, corso Nizza 7b, interno cortile, 0171692566: è fornita della modulistica aggiornata ed ha una certa esperienza in materia.
Ogni anno, è necessario consegnare all’Archivio storico diocesano fotocopia o copia integrale di tutte le celebrazioni registrate nei suddetti quattro libri.
Qualora nell’anno non vi fosse alcuna registrazione, il parroco deve annotarlo sul registro: nell’anno … non ci sono stati battesimi o matrimoni o confermazioni… All’Archivio storico diocesano deve essere consegnata fotocopia o copia integrale anche di tale annotazione.
La consegna delle suddette fotocopie o copie integrali andrà fatta entro il 31 marzo per quanto riguarda le registrazioni dell’anno precedente tramite lo sportello della Segreteria generale della Curia diocesana.
Eventuali inadempienze, anche relative ad anni passati, verranno segnalate dagli addetti dell’Archivio storico diocesano direttamente ai parroci.
Per quanto riguarda i fascicoli delle istruttorie matrimoniali.
Adeguandoci alla prassi della Curia diocesana di Fossano, al fine di custodire al massimo la riservatezza dei documenti, d’ora in poi i fascicoli delle istruttorie matrimoniali saranno trattenuti in Curia quando si chiederà la vidimazione obbligatoria presso lo sportello del settore Evangelizzazione e sacramenti: effettuata la vidimazione, alla parrocchia verrà restituito il solo riassuntivo Stato dei documenti, modello XIV, che pertanto dovrà sempre essere compilato, in duplice copia nel caso in cui il matrimonio venga poi celebrato in altra parrocchia. Allo Stato dei documenti conservato nell’archivio della parrocchia in cui è stata fatta l’istruttoria verranno in seguito allegate le eventuali comunicazioni di avvenuta annotazione del matrimonio celebrato.
Custodire in modo integrale e diligente tutti i documenti dell’archivio parrocchiale, con particolare attenzione a quelli più antichi, è una responsabilità del parroco, da lui condivisa con le comunità che gli sono affidate. Tale dovere non è solo un obbligo previsto dal Codice di Diritto Canonico e dal diritto particolare ma rientra nella traditio della fede cristiana. Ricordiamo, a questo riguardo, le parole del papa Paolo VI nel 1963: “avere il culto degli archivi vuol dire dare a noi stessi e a chi verrà la storia del passaggio di questa fase, del passaggio del Signore nel mondo” (Discorso agli archivisti ecclesiastici, 26 settembre 1963).